Un système d’information efficace ne se résume pas à l’accumulation d’app, de services numériques et autres divers « logiciels ». Il doit permettre aux différentes fonctions de l’entreprise de travailler ensemble, de partager une information fiable et de disposer des bons indicateurs au bon moment.
Pourtant, dans de nombreuses TPE et PME, les outils se sont développés progressivement, au gré des besoins et des opportunités. Les fichiers Excel se multiplient, les informations sont dispersées et certains traitements restent largement manuels.
Le problème n’est pas nécessairement l’absence d’outils, mais leur manque de cohérence.
Faire le point sur votre organisation et vos outils
Avant de choisir un nouveau logiciel ou de lancer un projet informatique, il est essentiel de comprendre les processus existants.
Comment les informations commerciales, administratives, comptables, sociales et financières circulent-elles ? Où sont-elles saisies ? Quels traitements sont redondants ? Quelles données sont réellement utilisées pour piloter l’activité ?
Au-delà de nos interventions spécifiques sur des « chantiers » de la facturation électronique, obligation vous permettant alors de disposer d’une meilleure visibilité sur certains flux d’informations, tous vous accompagnons dans cette analyse afin d’identifier les améliorations possibles et de définir une organisation cible réaliste.
Des outils au service des fonctions administratives, RH et financières
Selon votre situation, les travaux peuvent notamment concerner :
- La gestion administrative et les circuits de validation.
- L’organisation de la production comptable et financière.
- Le suivi des ressources humaines et de la « masse salariale ».
- La gestion des achats, des ventes et de la facturation.
- La centralisation et la fiabilisation des données.
- La construction de tableaux de bord et d’indicateurs de performance.
- L’automatisation de certains traitements récurrents.
…ou d’être la première marche vers une mission opérationnelle de plein accompagnement sur le co-pilotage, également financier, de votre entreprise ?
L’enjeu de cette mission, même isolée, consiste à faire dialoguer les outils et à éviter que chaque fonction travaille avec ses propres données, sans vision d’ensemble.
Accompagner les projets de transformation
Le déploiement d’un ERP, l’évolution d’un logiciel comptable, la mise en place d’un outil de gestion commerciale ou l’automatisation de processus administratifs sont des projets qui dépassent largement leur dimension technique.
Ils impliquent de revoir des habitudes, de définir des responsabilités, de former les utilisateurs et de s’assurer que les nouvelles solutions répondent effectivement aux besoins de l’organisation.
Gaïa Fiduciaire peut intervenir dans ces projets en faisant le lien entre les enjeux métiers, les besoins financiers et les solutions techniques, notamment dans la définition du cahier des charges, le choix des outils, leur mise en œuvre et l’accompagnement au changement.
Du traitement de l’information à l’aide à la décision
Un système d’information pertinent doit finalement permettre de mieux comprendre et piloter l’activité.
Nous pouvons vous aider à construire des tableaux de bord adaptés à vos enjeux : chiffre d’affaires, marges, charges de personnel, rentabilité, trésorerie, budgets et écarts, selon les indicateurs réellement utiles à votre organisation…et ne manquerons pas de faire du « tri », sous votre contrôle !
En rapprochant le(s) système(s) d’information, les fonctions administratives et financières et les besoins opérationnels, nous visons à faire de vos outils de gestion, de véritables leviers d’efficacité.